Grip op de onvoorspelbare student
Ik zit bij een workshop gegeven door Edith Hofstede en Marcel van Oorschot van ID-College.
We beginnen met een interactieve opdracht… we krijgen legoblokjes die willekeurig verdeelt zijn over 3 groepen “Aanmelden”, “Intake” en “Plaatsing”. De opdracht is “samenwerken en verbinden”. Nou, ieder voor zich had zijn blokjes snel opgebouwd tot een treinwagon. Vervolgens moesten we het inleveren. Vergeten we alles “verbonden” in te leveren! Illustratief heel sterk: 3 processen die per stuk goed hun best doen, echter niet samenwerken en dus sluiten de deelprocessen niet op elkaar aan.
Openhartig toont het ID-College hoe dit in het echt ook loopt middels een filmpje.
Studenten, onderwijs en administratie hebben conflicterende belangen qua informatie. De informatiestroom in bovenstaande 3 processen sluit soms totaal niet aan. Men heeft gewerkt aan een aantal oplossingen, o.a.:
– Brug tussen onderwijsteams en back-office
– Eenduidige informatievoorziening
Alle maatregelen vielen in 3 categorieën: Informatievoorziening, logistiek en standaardisatie.
Ze hebben allerlei controle rapportages en dashboards gemaakt, waarin alle stadia die een student doorloopt getoond worden, o.a. voor managers. Hoeveel zijn er geregistreerd, hoeveel aangemeld, hoeveel geplaatst etc. Deze zijn ook tot op de student door te klikken, als operationele rapportage.
Verder heeft men het proces zelf helder gemaakt door een procesbeschrijving instrument, waarin iedereen kan kijken en ook voorstellen kan doen.
In een tweede deel toonde Marcel hoe hun managementinformatie portal is opgebouwd. nOISe, exact en Raet worden ontsloten via een kubus die weer allerlei dashboards voedt. Vanuit de prestatieindicatoren kan helemaal “afgedaalt” worden tot op rugnummer van de student. Dit heeft heel erg geholpen om “één-versie-van-de-waarheid” te bouwen.
De resultaten waren er naar: minder afgekeurde bron-meldingen, soepeler accoutant controle, grotere tevredenheid onderwijsteams.
Mijn indruk over de vorm: werkvorm was erg leuk en illustratief, filmpje ook.
Mijn indruk over de inhoud: praktische tips om een gebroken informatie-estafette-keten te voorkomen.
Geen berichten